چرا سازمان‌ها باید فرهنگ برگزاری جلسات آنلاین و غیرحضوری را در سازمان خود شکل دهند؟

عوامل بسیاری باعث می‌شود تا سازمان‌ها به برگزاری جلسات آنلاین و غیرحضوری تمایل داشته باشند. در دنیایی که فناوری و امکانات دسترسی به اینترنت هر روز در حال پیشرفت و گسترش است، سبک‌ها و نسل‌های شغلی هم در حال تغییر هستند. سازمان‌ها امروزه در هنگام جذب و استخدام منابع انسانی، با نسل شهروندان دیجیتالی روبه‌رو می‌شوند که بسیاری از آن‌ها آزادکاران یا فریلنسرهای قهاری هستند. این فریلنسرها دیگر علاقه‌ای به ساعت کار رسمی سازمان‌ها ندارند و ترجیح می‌دهند سبک زندگی ویژه خود را داشته باشند و در هر مکان یا زمانی تخصص خود را به سازمان‌ها ارائه دهند.

همین اتفاق باعث شده است که سازمان‌ها بتوانند از سراسر جهان نیروهای متخصص و ماهری را جذب کنند. نیروهایی که شاید کیلومترها از سازمان فاصله داشته باشند اما آنقدر حرفه‌ای هستند که سازمان‌ها حاضر باشند بدون حضور فیزیکی، آن‌ها را استخدام کنند.

پس دیگر در دنیایی که فناوری حرف اول را می‌زند، نباید از استخدام افراد دورکار بترسید. اگر کارمند شما گفت که «می‌خواهم در سفر کارهایم را انجام دهم» یا «من به صورت دورکاری کار می‌کنم» نگران نباشد، اجازه دهید تا او با سبک زندگی که می‌خواهد و با احساس آرامش خاطر بتواند از مهارت خود استفاده کند. شما به تخصص آن افراد نیاز دارید و می‌توانید به راحتی با استفاده از کمی تحول فرهنگی در سازمان خود و برگزاری جلسات آنلاین و غیرحضوری و بسیاری اقدامات دیگر، او را به یکی از موثرترین کارمندان خود تبدیل کنید.

دورکاری بدون شک یکی از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار بر تغییر فرهنگ برگزاری جلسات در سازمان‌ها است. این دورکاری باعث شده است که سازمان‌ها برای برگزاری جلسه از راه دور تلاش کنند. اما همیشه نمی‌توان این عامل را تنها دلیل اصلی برای برگزاری جلسه آنلاین و غیرحضوری دانست. به همین دلیل دورکاری را تنها دلیل برگزاری جلسه از راه دور نمی‌دانیم.

در بسیاری از مواقع افرادی که اتفاقا دورکار نیستند و در داخل یک سازمان به صورت حضوری کار می‌کنند، ممکن است به دلایل مختلفی مثل سفر، بیماری و … نتوانند در جلسات حضور داشته باشند. اما آنقدر نقش و حضور آن‌ها اهمیت دارد که سازمان مجبور می‌شود تا جلسات خود را آنلاین و غیرحضوری برگزار کند.

تکنولوژی چطور می‌تواند بهره‌وری جلسات آنلاین و غیرحضوری را افزایش دهد؟

تکنولوژی امروزه در سازمان‌ها کاربرد زیادی دارد چراکه باعث ساده‌سازی فرایندها و سهولت دسترسی به اطلاعات شده است. به همین دلیل استفاده از تکنولوژی برای هر تیم و هر فردی در یک سازمان ضرورت دارد. یکی از مهم‌ترین کاربردهای تکنولوژی در سازمان‌ها، فراهم کردن امکان برگزاری جلسه آنلاین و غیرحضوری است. برای مثال ابزارها و برنامه‌های مختلف می‌توانند به شما کمک کنند تا بدون حواس‌پرتی برای یادداشت‌برداری در جلسات، به صورت خودکار صدای جلسات ضبط شوند یا بتوانید با کارمندان خود که در محل جلسه حضور ندارند، صدا و تصویر جلسه را به اشتراک بگذارید.

همچنین بر اساس تحقیقات کارمندانی که در محل کار با یکدیگر دوست هستند و گفت‌وگوهای غیر رسمی دارند، در جلسات رسمی هم می‌توانند بهتر و خلاقانه‌تر با یکدیگر به بررسی مشکلات و تصمیم‌گیری بپردازند. اما با توجه به اینکه امروزه تعداد دورکارها و آزادکارها در سازمان‌ها افزایش پیدا کرده است، این افراد احساس تعلق، صمیمت یا وابستگی کمتری به سایر همکاران خود در سازمان دارند. تکنولوژی اینجا هم می‌تواند به کمک سازمان بیاید. ارتباط دوستانه این افراد با هم از طریق شبکه‌های اجتماعی می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا خود را واقعا بخشی از تیم و سازمان بدانند. به همین دلیل آن‌ها با کمترین مشکلات می‌توانند در جلسات آنلاین شرکت کنند. در نتیجه بهره‌وری‌ جلسات آنلاین افزایش پیدا می‌کند.

علاوه بر نکات فوق برگزاری جلسات آنلاین و غیرحضوری مزیت‌های زیر را هم برای سازمان شما به ارمغان می‌آورد.

1. کاهش هزینه سفر:

در کنار هزینه‌های حمل و نقل، هزینه‌های اقامت نیز موضوع دیگری در ماموریت کارکنان است که با برگزاری جلسات آنلاین و غیرحضوری می‌توان تا حد زیادی این هزینه را کاهش داد.

2. پایتخت زدایی جلسات:

شما می‌توانید در هر کجای دنیا وب کنفرانس برگزار کنید. مخاطبین شما ممکن است از هر نقطه از جهان باشند. به همین دلیل این امکان وجود دارد تا گروه بزرگی را در یک اتاق مجازی برای وب کنفرانس دور هم جمع کنید.

3. تسهیل برگزاری جلسات:

این سیستم‌ها باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود. فرض کنید که کارمند شما یک فرزند بیمار دارد. با استفاده از جلسات آنلاین و غیرحضوری می‌تواند همزمان هم از کودک خود مراقبت نماید و در جلسه مهم خود نیز شرکت کند.

4. تسهیل تهیه صورت‌جلسه:

می‌توانید تمام اسلایدها و ویدیوهای مرتبط با هر جلسه را به فایل ضبط شده خود پیوست کرده و به‌عنوان صورت‌جلسه آن‌ها را بایگانی کنید.

5. هماهنگی بیشتر واحدها:

متاسفانه پروژه‌هایی که سررسیدهای کوتاه دارند در روزهایی که فشردگی کاری وجود دارد، پیچیدگی خود را بیشتر نشان می‌دهند به همین دلیل ضبط تمام جلسات با جزییات کامل و ارسال آن برای اعضای غایب از اهمیت بالایی برخوردار است.

به‌طورکلی، جلسات آنلاین و غیرحضوری یک ابزار غیر قابل تعویض برای تجارت مدرن است، زیرا به‌طور قابل‌توجهی اثربخشی تمامی روابط تجاری را افزایش می‌دهد.

.

با توجه به پیشرفت تکنولوژی و فناوری، امروزه ابزارهای متنوعی وجود دارد که می‌توانند به شما در برگزاری جلسات خود به صورت آنلاین و از راه دور کمک کنند. تعداد این ابزارها بسیار است و به همین دلیل شاید نتوانیم تک تک آن‌ها را نام ببریم، اما در ادامه تعدادی نرم‌افزار مناسب در دسته‌بندی‌های مختلف را معرفی خواهیم کرد.

1. تماس تصویری (ویدیوکال) :

برای برقراری تماس ویدیویی با گوشی‌های هوشمند (اندروید و IOS) اپلیکیشن‌های متنوع بسیاری وجود دارد. از مهم‌ترین آن‌ها شاید بتوان به اسکایپ (Skype)، واتساپ (WhatsApp)، گوگل هنگ اوت (Google Hangouts)، زوم (Zoom) و ایمو (IMO) اشاره کرد. بعضی از این اپلیکیشن‌ها مثل اسکایپ، واتساپ و زوم برای دسکتاپ  هم (کامپیوتر شخصی و لپ‌تاپ) قابل استفاده هستند.

در خصوص آموزش نحوه استفاده از نرم‌افزار اسکایپ میتوانید به مقاله آموزش استفاده از نرم‌افزار Skype که پیشتر آماده کردیم استفاده کنید.

2. اشتراک‌گذاری فعالیت‌ها و کارها :

در گوگل داکس (Google Docs) ، چندکاربر به صورت همزمان و آنلاین می‌توانند اسناد جدیدی را ایجاد یا ویرایش کنند. می‌توانید به راحتی فایل‌های ورد، اکسل و … را در این سندگار ایجاد یا ذخیره کنید.

3. نرم‌افزارهای اشتراک‌گذاری صفحه دسکتاپ (Screen-Sharing) یا پرزنتشین:

نرم‌افزارهای متعددی برای به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش موبایل یا دسکتاپ وجود دارد. اپلیکیشن (Screen Stream Mirroring) برای موبایل و نرم‌افزار (Screen Task) و (Team Viewer) برای لپ‌تاپ (یا کامپیوتر شخصی) از نرم‌افزارهای کاربردی برای به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش هستند.

مهم‌ترین نکته در انتخاب بهترین ابزار برگزاری جلسه از راه دور، شناخت نیاز است. اگر شما نیاز خود را از برگزاری جلسات بدانید، اینکه چه چیزی برایتان مهم است و تیمتان چگونه رفتاری دارد، می‌تواند به انتخاب صحیح ابزار به شما کمک کند. امروزه دیگر اکثر ابزارها قابلیت انتقال صدا و تصویر را دارند. فقط کافی است تا در اینترنت عبارت «Online Meeting» یا «Web Conference» و … را جست‌وجو کنید تا با برنامه‌ها و وبسایت‌ها متنوعی آشنا شوید. هرکدام از آن‌ها، امکانات یا محدودیت‌هایی دارند که باید با توجه به نیاز خود و امکان دسترسی شما و همکارانتان، بهترین و موثرترین آن را انتخاب کنید.

جهت مدیریت بهتر پرسنل دورکار خود می‌توانید به مقاله راهنمای کاربردی دورکاری برای سازمان‌های ایرانی که پیش از این تهیه شده است مراجعه کنید.

منبع اصلی