در مقاله قبلی تا حدودی با چرایی برگزاری جلسات آنلاین و غیرحضوری در سازمان‌ها آَشنا شدیم و گفتیم به طور كلي، جلسات آنلاين و غيرحضوري يك ابزار غير قابل تعويض براي تجارت مدرن است، زيرا به طور قابل توجهي اثربخشي تمامي روابط تجاري را افزايش مي‌دهد.

حال در این مقاله سعی داریم با چگونگی برگزاری جلسات آنلاین و غیر حضوری نکاتی را خدمتتان عرض کنیم.

چگونه می‌توان فرهنگ برگزاری جلسه غیرحضوری را در سازمان ایجاد کرد؟

برگزاری جلسات آنلاین و غیرحضوری امروزه تقریبا به یک کار رایج در سازمان‌ها و میان افراد تبدیل شده است اما در خیلی مواقع درست و موثر برگزار نمی‌شود. برای برگزاری جلسه از راه دور نه تنها باید بتوانید از ابزارهای دیجیتال استفاده کنید بلکه باید نحوه رفتار و فرهنگ سازمانی آن را هم در سازمانتان ایجاد کنید. این فرایند شاید کمی طولانی به نظر برسد اما با تمرین، یادگیری و همکاری می‌توانید به خوبی آن را برگزار کنید. در ادامه گام‌های این فرهنگسازی را با هم مرور خواهیم کرد:

  1. یک گروه آنلاین دوستانه ایجاد کنید.

پیش از شروع جلسات رسمی، تمامی کارمندان خود (چه دورکاران و چه افراد حاضر در سازمان‌) را در یک گروه دوستانه آنلاین عضو کنید. اجازه دهید تا افراد آزادانه و کاملا دوستانه به معاشرت با یکدیگر بپردازند، همدیگر را بشناسند و فرایند پذیرش و وابستگی سازمانی در آن‌ها ایجاد شود. همچنین این گروه‌ آنلاین کمک می‌کند که افراد بدانند با چه کسانی هم‌تیمی هستند، خجالتشان بریزد و تجربیاتشان را به اشتراک بگذارند.

  1. برای برگزاری جلسه از راه دور برنامه‌ریزی کنید.

با توجه به اینکه در جلسات ممکن است افرادی از مناطق مختلف حضور داشته باشند باید طوری برای زمان برگزاری جلسه از راه دور برنامه‌ریزی کنید که همه افراد در یک زمان مناسب بتوانند در آن شرکت کنند. پس بهتر است، ابتدا برنامه زمانی تمامی افراد را بررسی کنید و بهترین زمان مشترک را انتخاب کنید و از چند هفته قبل به آن‌ها اطلاع دهید.

برای این برنامه‌ریزی می‌توانید از وبسایت‌های  (Every Time Zone)، (World Clock Meeting Planner) و(Worldtimebuddy)  استفاده کنید. به کمک این وبسایت‌ها می‌توانید زمان و مکان تمامی افراد را ثبت کنید و برنامه زمانی مناسبی برای تیمتان بنویسید و با آن‌ها به اشتراک بگذارید.

  1. برای جلسات غیرحضوری، دستورالعمل و راهنما تهیه کنید.

پیش از برگزاری جلسات آنلاین، حتما قوانین و راهنمای حضور در جلسات را تهیه کنید و برای تک تک افراد ارسال کنید چون ممکن است که افراد بدون هیچ پیش‌زمینه‌ای در جلسات حاضر شوند و شما مجبور شوید ۱۰ تا ۱۵ دقیقه اول جلسه را فقط به آن‌ها توضیح دهید که چرا آنجا هستند و قرار است که درباره چه موضوعاتی صحبت شود.

دستورالعمل یا راهنمای شرکت در جلسات غیرحضوری شما باید موارد زیر را شامل شود و حتما پیش از برگزاری جلسه از راه دور برای همه افراد فرستاده شود:

  • نکات کلیدی مورد بحث (موضوع و هدف جلسه)
  • برنامه زمان‌بندی (در چه ساعتی راجب چه موضوعی صحبت خواهد شد)
  • فهرست افراد حاضر در جلسه
  • دستاوردهای تیم (هر تیم موظف است تا چه اطلاعات و گزارشاتی را به سایر افراد ارائه دهد)
  • اشتراک‌گذاری فایل‌ها و مدارک (پیش از برگزاری جلسه باید فایل‌های مورد نیاز به دست افراد برسد تا آن‌ها را بخوانند و بررسی کنند)
  • معرفی ابزار و برنامه مورد استفاده برای حضور در جلسه

فراموش نکنید که حتما ۲۴ ساعت قبل از برگزاری جلسه غیرحضوری، این راهنما را برای افراد بفرستید و بررسی کنید که به دستشان رسیده باشد.

  1. فرهنگ آداب و معاشرت جلسات غیرحضوری را مشخص کنید.

برای جلسات آنلاین خود فرهنگ آداب و معاشرت تهیه کنید تا تمامی افراد با یک رفتار یکسان و بدون ایجاد مشکل با یکدیگر برخورد داشته باشند. برای تنظیم این فرهنگ به تفاوت شخصیت‌ها و تفاوت فرهنگی افراد مختلف فکر کنید.

  • زمانی مشخص کنید تا افراد خود را معرفی کنند.
  • هنگامی که افراد در حال صحبت هستند،‌ از موبایل خود استفاده نکنید.
  • صحبت دیگران را قطع نکنید.
  • قبل از جلسه، ابزارها و برنامه‌های شرکت در جلسه (مثل لپ‌تاپ، وای‌فای و …) را بررسی کنید و از کارکرد درست آن‌ها اطمینان حاصل کنید.
  • دستورالعمل و راهنمای شرکت در جلسات را بخوانید و آماده در جلسات حاضر شوید.
  • هنگام برگزاری جلسه غیرحضوری، از انجام دادن سایر کارها (مثل بررسی ایمیل و …) خودداری کنید.
  • موبایل و نوتیفیکشن‌های خود را خاموش کنید.
  • برای شرکت در جلسه به یک محیط ساکت بروید.
  1. افراد حاضر در جلسه را به مشارکت تشویق کنید.

مهم‌ترین فعالیت در هنگام برگزاری جلسه از راه دور، آن است که اطمینان حاصل کنید تا تمامی افراد شرکت‌کننده در جلسه مشارکت داشته باشند.

  • زمانی از جلسه را به گفت‌وگو دوستانه اختصاص دهید: چون افراد در جلسات غیرحضوری نمی‌توانند ارتباطات چهره‌به‌چهره و نزدیک داشته باشند، برای برقراری ارتباط موثر و دوستانه باید دو برابر بیشتر تلاش کنید. قبل از برگزاری جلسه (ابتدای جلسه) زمانی را برای آشنایی و گفت‌وگوی دوستانه اختصاص دهید و پس از ایجاد یک جو صمیمی، جلسه رسمی را آغاز کنید.
  • از افراد بخواهید تا خودشان را معرفی کنند: اینکه افراد خودشان را معرفی کنند به ایجاد یک محیط دوستانه و شناخت بیشتر آن‌ها کمک خواهد کرد.
  • برای هر فرد، یک وظیفه مشخص کنید تا در طول جلسه آن را انجام دهد: اینکه افراد احساس کنند در جلسه کاری برای انجام دادن ندارند، می‌تواند انگیزه و مشارکت آن‌ها را کاهش دهد. به همین دلیل قبل از برگزاری جلسه از راه دور به هر فرد یک وظیفه دهید. از شخصی بخواهید تا نکات کلیدی را یادداشت کند، شخص دیگری سوالات مطرح شده در جلسه را بنویسد و …
  • افراد درونگرا را مدنظر قرار دهید: اگر در تیمتان افراد درونگرایی هستند که کمتر و سخت‌تر می‌توانند با بقیه افراد ارتباط برقرار کنند، آن‌ها را بشناسید و برنامه ویژه‌ای برایشان درنظر بگیرید تا بتوانند درست مثل بقیه در جلسه حضور فعالی داشته باشند. به آن‌ها اجازه دهید تا در آرامش و بدون استرس خود را معرفی کنند و کارهای خود را ارائه دهند.
  • پیگیری جلسات را فراموش نکنید: پس از برگزاری جلسه غیرحضوری، پیگیری کردن جلسه را فراموش نکنید. مشخص کنید که هر فرد بعد از جلسه باید چه کاری انجام دهد و تا چه زمانی باید آن را تحویل دهد. همچنین زمان برگزاری جلسه بعدی را مشخص کنید و کارهای افراد را پیگیری کنید. پیگیری جلسات اجازه نمی‌دهد تا جلسه فراموش شود بلکه افراد را درگیر و فعال نگه خواهد داشت.
  • برای جلسات نظرسنجی برگزار کنید: پس از برگزاری جلسه غیرحضوری، از افراد بخواهید تا در نظرسنجی شرکت کنند. این نظرسنجی به بهبود فرایند برگزاری جلسات کمک خواهد کرد. برای ارسال آنلاین فرم نظرسنجی، می‌توانید از گوگل فرمس (Google Forms) استفاده کنید

چگونه يك جلسه آنلاين و مجازي موثر داشته باشيم؟

1. انتخاب نرمافزار مناسب:

نرم‌افزارهای بسیاری برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی وجود دارند که بعضی از آن‌ها رایگان و بعضی دیگر اشتراکی هستند. برای مثال نرم‌افزار Zoom برای برگزاری جلسات از راه دور بسیار مفید است. انتخاب نوع نرم‌افزار به شما بستگی دارد، آن‌ها را ارزیابی کرده و مناسب‌ترین آن را برای تیم دورکار خود انتخاب کنید.

2. انتخاب سخت‌افزار مناسب:

در کنار انتخاب نرم‌افزار، شما باید سخت‌افزار مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی را هم انتخاب کنید. چرا که اتصال ضعیف و نامناسب ابزارهای صوتی و تصویری می‌تواند روی کیفیت جلسات شما اثرگذار باشد. دوربین فیلمبرداری، میکروفون، بلندگو و سایر سخت‌افزارهای لازم برای برگزاری جلسات از راه دور را باید بررسی و انتخاب کنید.

3. دعوت از اعضای تیم برای مشارکت در جلسات آنلاین:

اعضای تیم شما ممکن است که در موقعیت‌های زمانی متفاوتی باشند، به همین دلیل باید بتوانید که یک زمان مشترک میان تمام اعضا پیدا کنید و برای این زمان مشترک برنامه‌ریزی کنید. فراموش نکنید که جلسات آنلاین خود را زود به پایان برسانید تا خیلی طولانی نباشد.

4. نوشتن دستورالعمل جلسات:

همانظور که پیش از این گفته شد، پیش از برگزاری جلسات غیرحضوری، اهداف جلسات را مشخص کنید و دستورالعمل آن را بنویسید.

5. انتخاب تسهیلگر برای جلسات:

برای جلسات خود یک فرد را به عنوان تسهیلگر انتخاب کنید. این تسهیلگر موظف است که مطمئن شود تمامی اعضای تیم در جلسه حضور داشته و فرصت یکسانی برای مشارکت دارند. یکی از مهم‌ترین چالش‌های جلسات آنلاین، در میان صحبت پریدن اعضای تیم است. تسهیلگر باید این موارد را کنترل کند و اجازه ندهد که صحبت اعضا نیمه کاره بماند.

همچنین او باید نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی را کنترل کند و از صحت کارایی آن‌ها اطمینان حاصل کند.

6. تعیین زمان برای آشنایی در جلسات:

معمولا شناخت و مشارکت بین اعضای یک تیم دورکار به سختی پیش می‌آید و ارتباط با همکاران از چالش‌های تیم‌های دورکار است. به همین دلیل در ابتدای شروع جلسات زمان کوتاهی را تعیین کند تا افراد با یکدیگر آشنا شده و گفتگو‌های غیررسمی داشته باشند. اجازه دهید تا افراد خود را معرفی کنند و ارتباط دوستانه‌ای با همکاران دورکار خود ایجاد کنند.

7. رعایت آداب معارشت:

اولین قانون مشارکت در جلسات از راه دور، حضور به موقع در جلسه آنلاین است. از پاسخ دادن به پیام‌ها و ایمیل‌های خود در حین برگزاری جلسات آنلاین و مجازی خودداری کنید. همزمان صحبت نکنید و اجازه دهید تا ابتدا همکارتان صحبتش تمام شود. با رعایت آداب معاشرت می‌توانید بهره‌وری جلسات خود را افزایش دهید.

8. نوشتن صورت‌جلسه:

پس از اتمام جلسه، صورت‌جلسه آن را بنویسید و تمام کارها و اهدافی که باید پیگیری شود را مشخص کنید. سپس این صورت‌جلسه را برای تمام اعضای تیم ارسال کنید و مشخص کنید که هر کس مسئول اجرای کدام وظیفه است.

9. ارسال ویدیو ضبط شده از جلسه:

اگر بعضی از اعضای تیم به هر دلیلی نتوانستند در جلسه شرکت کنند، برای آن‌ها ویدیو یا صدای ضبط شده از جلسه را ارسال کنید و مطمئن شوید که آن‌ها را گوش داده و فعالیت‌های خود را پیگیری می‌کنند.